Privacybeleid IUDK
IUDK is onderdeel van Kleinkunstig. Het hoofdkantoor is gevestigd op het volgende adres: Esdoornstraat 3, 8021 WB Zwolle.
Kleinkunstig werkt volgens het principe van Privacy by Design: Bij de ontwikkeling van alle producten en diensten wordt aandacht besteed aan privacy-verhogende maatregelen. We dragen zorg voor het verwerken van enkel noodzakelijke persoonsgegevens en een verantwoorde en zorgvuldige behandeling. Zie voor meer informatie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacycheck/privacy-design.
Kleinkunstig verzamelt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze werkzaamheden, te weten de organisatie van workshops, cultuurdagen en andere evenementen op scholen en bij bedrijven.
Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
-
NAW-gegevens van de school of organisatie
-
Klassenlijsten met voor- en achternamen en leerling nummer
-
Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer) van de klant
-
Functienaam
-
Betalingsgegevens van de school. Denk daarbij aan CJP-nummer, rekeningnummer enzovoorts.
Online gegevens die we verzamelen (cookies):
-
Analytische cookies, we analyseren daarmee gedrag van bezoekers op onze website. Hiermee verbeteren we de website.
Wij maken gebruik van uw persoonsgegevens, maar waarom?
Kleinkunstig heeft uw persoonsgegevens nodig voor verschillende doeleinden; wanneer u een klant bent van Kleinkunstig is het van belang dat wij weten met wie wij contact hebben, hoe we u kunnen bereiken en voor welk bedrijf u werkt. Ook noteren wij soms bijzonderheden, zoals dat iemand met zwangerschapsverlof is.
Wij bewaren de verzamelde gegevens van een georganiseerd evenement zodat we structureel kunnen terugkijken naar onze evenementen.
Wat doen wij met uw persoonsgegevens?
Ons systeem
Wij verzamelen uw gegevens in ons systeem, genaamd Strakt. Wij dragen uiteraard zorg voor een goed beveiligde gegevensoverdracht en -opslag. Voor de online inschrijving (meer uitleg zie kopje hieronder) vindt de gegevensoverdracht met een wachtwoord over een beveiligde SSL-verbinding plaats. Alle gegevens, dus ook de bovengenoemde persoonsgegevens, worden op een eigen server opgeslagen waartoe enkel medewerkers geautoriseerd zijn. Acties op deze gegevens worden gelogd.
Hoelang houden wij uw gegevens in ons bestand?
Wij bewaren contactgegevens om eventuele nieuwe evenementen te kunnen organiseren op uw school. Wij bewaren alleen de naam, functie en contactgegevens van contactpersonen van de school. Daarnaast bewaren we alle gegevens van het evenement zelf, hier kan (wanneer dit iemand anders is geweest dan de contactpersoon) ook een naam en telefoonnummer van een locatiecontact tussen staan. Deze gegevens worden bewaard zolang Kleinkunstig bestaat, tenzij u verzoekt uw gegevens te verwijderen. Zie ook hieronder.
Online inschrijving
In de online inschrijving kunnen leerlingen zelf kiezen aan welke workshops ze deelnemen. Wij maken daar roosters en presentielijsten mee voor de school. De persoonsgegevens die wij nodig hebben voor het uitvoeren van de online inschrijving zijn; de volledige naam, de klas en het leerlingnummer van de deelnemende leerlingen. Deze gegevens gebruiken wij om roosters te maken en op juistheid te controleren, zodat de evenementen goed verlopen. Zonder deze gegevens is dit onmogelijk. De gegevens van de leerlingen worden ook voor niets anders gebruikt dan de online inschrijving. De gegevens worden door de scholen, die met ons een overeenkomst aangaan, aan ons verstrekt via het online systeem. Via dit systeem worden de gegevens veilig en geëncrypt opgeslagen op de server.
Hoelang houden wij de gegevens van leerlingen in ons bestand?
Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
De dag na het plaatsvinden van de Cultuurdag worden alle gegevens van de leerlingen permanent verwijderd. Dit is een automatisch proces en hier wordt een log van bijgehouden. Ook alle gegenereerde overzichten (roosters en presentielijsten) worden de dag na het evenement permanent verwijderd.
Inleiding
Om te weten of een verwerkersovereenkomst nodig is, is het belangrijk om vast te stellen welke rol
Kleinkunstig heeft. Twee rollen zijn in dit geval relevant, namelijk die van verantwoordelijke en verwerker.
Verantwoordelijke
De verantwoordelijke is volgens de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) degene die
het doel en de middelen vaststelt voor de verwerking van persoonsgegevens. Een verantwoordelijke heeft zelf plichten en verantwoordelijkheden ten aanzien van de persoonsgegevens. Denk daarbij aan het veilig opslaan van de gegevens.
De verwerker
Verwerk je persoonsgegevens onder verantwoordelijkheid en naar instructies van een verantwoordelijke, dan ben je verwerker. Met een verwerker moet je een verwerkersovereenkomst sluiten, met een verantwoordelijke niet.
Kleinkunstig is verantwoordelijke
De school sluit met Kleinkunstig een overeenkomst voor het organiseren van cultuurdagen en workshops voor hun leerlingen. Kleinkunstig bepaalt bij de uitvoering van de overeenkomst:
1. welke persoonsgegevens worden verzameld (leerlingnummer, voornaam, tussenvoegsel, achternaam en klas)
2. voor welk doel dit gebeurt (de gegevens worden gebruikt om te controleren of een leerling mag deelnemen aan de
workshops en om leerlingen die nog niet hebben gekozen in te delen)
3. en op welke manier de verzameling van gegevens plaatsvindt (de school levert een leerlingenlijst aan, de leerlingen voeren hun gegevens in via het online inschrijfsysteem).
Kleinkunstig stelt het doel en de middelen vast voor de verwerking van de persoonsgegevens. Ook bepaalt Kleinkunstig feitelijk wat er met de gegevens gebeurt en neemt de beslissingen daarover. Dit betekent dat Kleinkunstig verantwoordelijke is in de zin van de AVG. De school is zelf ook verantwoordelijke ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens van de leerlingen. Maar dit betekent niet dat een ander daarmee altijd verwerker is.
Geen verwerkersovereenkomst nodig
Een verwerker is diegene die de opdracht krijgt persoonsgegevens te verwerken voor een ander. Een verwerker heeft geen zeggenschap over de verwerkingen en mag alleen handelen onder de verantwoordelijkheid en naar instructies van de verantwoordelijke. In dat geval moet er een verwerkersovereenkomst worden afgesloten. Kleinkunstig is in het geval van de online inschrijving geen verwerker. Het is daarom niet nodig om een verwerkersovereenkomst af te sluiten.
Wat kunt u doen?
U kunt te allen tijde, wanneer u maar wilt, contact met ons opnemen om de gegevens die wij van u verzameld hebben in te zien, aan te passen of te wissen.
Neem dan gerust contact op via info@kleinkunstig.nl of bel naar 038-4549911. Wij verwerken uw verzoek binnen 4 weken.